営業時の集計項目

御社で営業(案件発生)時に記入させる項目は何ですか?

 売上・利益を上げるために営業を改革しようとする場合,どの企業でも営業マンに報告書を書かせることが非常に多いです.
 その項目に関して,御社では時間をかけて,しっかり検討されているでしょうか?
 とりあえず,

などを項目としてあげていると思います.
 また,営業マンに負担がかかるので,選択肢にして携帯からでも入力できる方が良いとしている営業支援システムも多くあります.本当にそれでいいのでしょうか?
 項目も多すぎはしませんでしょうか?
 本当にそれで後から集計して,役に立つのでしょうか?

記入させる項目に関するきり分けが必要

 そもそも,営業マンに数字を出させたり,記入させたりすることは何のためなのでしょうか?
 大きく分けると,

  1. 受注予定を立てる
  2. 営業マンの教育・スキルアップ
  3. 営業施策を変えていく
  4. 商品・サービスが適正かどうかの判断
の辺りだと思います.詳しくこの四つについて説明していきます.

受注予定を立てる

 受注計画を立てなければ生産計画も立てられません.
  生産計画を立てられないと無駄な在庫が増え,無駄な資産を抱えてしまうことになりますし,倉庫などの経費も余計にかかります.

  受注計画を立てるためには,前年や前々年の数字から大雑把な予測で立てるリピート分と営業マンの持つ案件を加算することになります.その際,営業マンが既に持っている売上予定案件から数字を組み立てるために「納期(受注予定時期)」「予定金額(予算)」が必要になります.
 また,「確度」を使って掛け率を変え,ある程度予測を正確なものに近づけていきます.
  集計しますので, 「納期」「予定金額」は数字,「確度」は,90%, 50% などの割合となります.

営業マンのスキルアップ

 営業マンの訓練はOJT(オンザジョブトレーニング)が一番です.
 ただ,必ず上司もしくはリーダーがついて,一々行動の確認を取らねばなりません.

問いかけによるコーチングが主体になると思いますが,これは時間がかかる作業です.いつ報われるかも分かりません. この問いかけを出来るだけ簡単に済ますために前もって,報告書に記入させておく必要があります.
  紙に書くより,データベースに記入する方が指導者や他の営業マンもいつでも見れますし,記録に残りますので便利です.
  また,この場合,選択肢で選択するだけでは指導者も指導のしようがありません.ある程度詳しくお客さんとのコミュニケーション状況が分かっている必要があります.
 記入項目としては「お客さんが困っていること」「それに対する提案の内容」です.これは選択肢では表現が足りません
  「競合情報」は営業マンの聞き取りスキルのスキルアップという意味においては選択肢でも問題ありません.ただし,後の理由も考えると,自由文による記入の方がよいでしょう.案件のうちの30%が競合であるA社と競合していたという情報よりも,競合他社の売上数値などから客観的に導き出した商品シェアの方が正確でしょう.また,30%というその数値をどう利用するかの方が問題です.あまり使い道のない情報であることの方が多いでしょう.

営業施策を変えていく

 商品の種類によって営業マン個々人の得意不得意があります.
 ある営業の成約する商品がある商品群に偏っていることは請求書の情報から判断できますので,わざわざ報告させる必要はありません.ただ,型式と商品グループの関連テーブルがないと集計は簡単にできませんので,案件の記入時に「商品群(グループ)」の選択項目があると便利です.
 偏った営業は個人個人への指導で直していく方法と,ポイント制などによって矯正していく方法があります.営業施策を変更してポイントの付け具合を変えるという方法を採ることができます.

  また新商品の本社からのおろし方(PR方法やカタログ)が悪いと商品のメリットがお客様に伝わらず,思うように売れないことも起こります.
 これらをある程度把握するには,失注の理由を調べていく必要があります.

 必要な選択項目としては「商品群(グループ)」,自由文記入項目としては「成約・失注理由」となります.

商品・サービスが適正かどうかの判断

 競合に対してコストパフォーマンスを比べた場合に著しく劣ったりすることが突然起こります.
それは競合が競争力のある新製品を出してくるからです.気の利いた営業なら,すぐに本社の開発部門に伝えるでしょうが, 常にどんな分野のどの種類の商品にもその報告を要求するのは難しいと思われます.営業マンの主観によって報告する・しないが決まってしまうからです.

詳しく知るために「競合情報」の自由文記入は必要です. もっと詳しく聞きたい場合は直接そのお客様に電話をします.

項目記入には顧客管理システムが最適です

 まとめると,営業マンのスキルアップには営業による文章記入が最適で携帯を使うことが論外であることが分かります.そのため,アプトの顧客管理システムの携帯版では外出項目の記入が主体です.(外出の入力項目は選択肢が多いし,外でこそパソコンが使いにくいので携帯で操作できる必要性は高い.)
 統計をとるための選択項目はできるだけ営業マンに負担をかけないで収集することが可能だと思いますので,なるべく請求書の履歴や出荷履歴で集計するようにしましょう.初めて販売した顧客かどうかなどは請求書を調べれば分かるはずです.営業マンに余計な申告の手間はとらせるべきではありません.
 また,「資本金」や「従業員数」なども売上に直接関係のあることとは思えません.記入させる項目はよく吟味する必要があるでしょう.結局,その数字を集めて何をするかを考えてから,記入させる項目は設定すべきです.「なんとなく」は最悪です.

  アプトの顧客管理システムは上記のような思想が取り入れられたシステムとなっています.